بحث عن الاتصال الكتابي المراسلات
كتابة بحث عن الاتصال الكتابي المراسلات ستوضح الكثير من المعلومات الخاصة بالاتصالات الكتابية التي لم يُلم بها الجميع، ونظرًا لأهميتها في وقتنا الحالي سنتطرق لكتابة البحث موضحين أهم المعلومات عن طريقة التواصل الأكثر شيوعًا في وقتنا الحاضر.
مقدمة بحث عن الاتصال الكتابي
عندما حاول الإنسان اكتشاف طرق حديثة في التواصل مع الآخرين، استطاع أن يصل من خلال ذلك البحث إلى طرق الاتصال الكتابي، التي يتم من خلالها تبادل المعلومات بين الطرفين، أحدهم يرسل المعلومات والآخر يستقبلها.
لم يقتصر الهدف من الاتصال على ذلك الحد فحسب، وإنما هناك العديد من الأمور الأخرى التي تتحقق لكلا الطرفين، فمثلًا يتم عن طريقه تبادل المشاعر والعواطف، كما يمكن أن يتم تبادل المعلومات عن وظيفة ما، أو التواصل بين صاحب الأعمال والموظفين العاملين لديه.
بناءً على ذلك حاز الاتصال الكتابي على أهمية كبيرة بين مستخدميه، وأصبح من أكثر الطرق شيوعًا في التواصل مع الآخرين، بل ويستمر في التقدم والتطور، حتى أصبح من أبرز طرق التواصل التي اندمجت في مجال التكنولوجيا المتطورة.
لا يفوتك أيضًا: بحث عن مهارات الاتصال مكتمل العناصر
التعريف بالاتصال الكتابي
لا غنى عن التواصل بمختلف الطرق التي تتفرع منه، سواء أكانت كتابية أو لفظية تستخدم في التعبير عن المشاعر، وتستخدم في نقل المعلومات، لكن استهدف العلماء بعض الجوانب الهامة في التعريف بوسيلة الاتصال الكتابية والتي تتم من خلال المراسلات، موضحين الآتي:
قالوا إن الاتصال الكتابي هو الاتصال الذي يتم من خلاله نقل الأفكار والمعلومات، وله آلية يعتمد عليها وهي الاستقبال والإرسال، حيث إنه لا يعتمد فقط على إحدى الطرفين في الاتصال، وإنما لكل طرف من الأطراف مهمته الخاصة.
كما أنهم قالوا إن الاتصال الكتابي هو الوسيلة الأساسية في خلق روح من الابتكار، والتي تتم من خلال استيعاب الطرف المستقبل معلومة لم يكن على علم بها من قبل، ولكن لا يحدث ذلك إلا في الحالة التي يتم بها مراعاة شروط الاتصال الكتابي الصحيحة.
أما عن استخداماته فكما ذكرها العلماء في حديثهم عن تلك الوسيلة في التواصل بين الأفراد بعضهم البعض، فإنه يُستخدم في العديد من الأمور، والتي منها:
- العمل.
- الابتكار.
- نقل المعلومات.
- التعبير عن المشاعر.
- توضيح بنود وقوانين العمل.
- وضع أسس في مجال العمل.
كما أنه أصبح في الآونة الأخيرة يستخدم في تقوية العلاقات الاجتماعية، وذلك من خلال استخدامه عن طريق مواقع التواصل الاجتماعي، والتي أصبحت أسهل طرق التواصل بين الكثير من الأفراد، بل وتُعد أساس الكثير من العلاقات في وقتنا الحالي.
أنواع الاتصال الكتابي
تتعدد أنواع الاتصال الكتابي، ولكنها تندرج تحت قسمين أساسيين من أقسام التواصل، ولكل قسم استخدامه الخاص، والذي يتبين في الآتي:
- الاتصال الكتابي الداخلي: هو الذي يستخدم في العمليات التجارية.
- الاتصال الكتابي العام: هو المستخدم في التعاملات مع العملاء والشركات بين بعضها البعض.
وفقًا لذلك الاختلاف الذي يتبين بين القسمين الأساسيين من أقسام الاتصال الكتابي، سوف نوضح أنواع كل قسم على حدا من خلال الجدول الآتي:
| الاتصال الكتابي الداخلي | الاتصال الكتابي العام |
|
|
لا يفوتك أيضًا: كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز
مميزات الاتصال الكتابي المراسلات
إن المميزات التي حملها الاتصال الكتابي كثيرة، وهي ما جعلته يستحوذ على المركز الأول بجدارة بين وسائل الاتصال بشكل عام، كما أنه أصبح الوسيلة الأسهل في التعبير في حال الرغبة في توضيح معلومات لم يكن هناك قدرة على توضيحها لما تحمله من معانٍ معقدة.
يكون في تلك الحالة اللجوء إلى الاتصال الكتابي هو الحل الأمثل، من هنا نستطيع توضيح أهم ميزة في الاتصال بالمراسلات، وهي قدرته الهائلة على إيصال المعلومات بطريقة سهلة وبسيطة، بل ومن خلال المعاني التعبيرية البسيطة، ومن ثم تتابع المميزات الأخرى له، وهي:
- يساعد في تقديم المعلومات بطريقة دقيقة وواضحة لا يوجد بها كلمات تؤدي بالمحتوى إلى التشويه.
- تُعد من أنسب الطرق حيث يتم اختيارها في الوثائق التي يتم بها إرسال البيانات التي تعتمد على الرسوم البيانية والإحصائيات، لما تحمله معانيه القليلة من دقة.
- يمد الإنسان بالوقت المناسب والذي يحتاجه من أجل إرسال الردود الأمثل، على عكس ذلك الاتصال الذي يتم بشكل لفظي.
- يعزز من العلاقات ويساعد في رفع مستوى الظنون الحسنة لدى الفرد، بشرط أن يتم اختيار التعبير الصحيح في المراسلة.
- استخدام الكلمة التي تحمل معانٍ كثيرة، تتيح إيصال المعلومة للفرد المستقبل بشكل أكثر توسع، ويمنحه بحر من المعاني والمرادفات التي تساعده على فهم المغزى الحقيقي من الرسائل بشكل أكثر احترافية ودقة.
- لا يحتاج مستخدمه إلى الكتابة الكثيرة، فالقليل من الكلمات يمكن أن يوضح الهدف، أي أنه يحقق فكرة الإيجاز في التعبير، والتي يحتاج إليها الكثير من الأفراد ويميل نحوها الكثير في التواصل مع الآخرين.
- إذا تم استخدامه في مجال الأعمال فإن الأوامر التي يتلقاها العامل بشكل مكتوب تكون أكثر قوة ويعتد بها عن تلك الأوامر التي يتلقاها بطريقة لفظية، ومن هنا يتبين قوة تأثير الاتصال الكتابي على المتلقي.
- يتم من خلاله توزيع الوظائف والأعمال دون الحاجة إلى اللجوء إلى فتح باب من المناقشات قد يحدث بموجبه اختلاف بين أفراد العمل.
- يتميز بكونه الاتصال الفعال بين مختلف أنواع التواصل التي يستخدمها البشر.
أهمية بريد الرسالة
بريد الرسالة هو ذلك البريد الذي يتم به توثيق الأعمال والطلبات بشكل رسمي اعتمادًا على أوراق موثوقة، وبه يتم توفير الكثير من الوقت والمجهود، وهو أحد أهم أنواع الاتصال الكتابي المستخدمة في إرسال المعلومات الخاصة بالمؤسسات لما يحققه من:
- المحافظة على حقوق العاملين، بل وحقوق المنظمة والتي يتم ذكرها في تلك الاتصالات المكتوبة.
- يمنح الفرصة في تبادل الأفكار من خلال عرضها، وذلك يُتيح التعديل بها لما هو أفضل، بل وما يجني النتائج المطلوبة.
- يساعد في تقديم العديد من أنواع الرسائل والتي تنحرف عن خط العمل، ومنها الرسائل المستخدمة في التهنئة، والرسائل التي تستخدم في التحفيز، والكثير من الأنواع الأخرى التي تسهل التواصل مع الغير.
المعوقات الشخصية الاتصال الكتابي
على الرغم من تلك المميزات التي يشتهر بها الاتصال الكتابي بالمراسلات عن غيره من أنواع المراسلات الأخرى، إلا أن هناك العديد من المعوقات التي تظهر عند استخدامه، ومنها تلك المعوقات الخاصة بالشخصية التي تستخدمه، وتتبين في:
- الاختلاف في مستوى الإدراك بين الأشخاص وبعضهم البعض، وذلك يؤدي إلى فهم الهدف من الحديث بشكل سلبي قد يؤدي إلى خلق خلاف بين الطرفين.
- تباين المهارات، حيث إنه يمكن أن يكون هناك شخصًا مالكًا لمهارة الكتابة بشكل أفضل من الشخص الذي يتواصل معه، وهذا ما يُحدث فرق في عملية التفكير، وخاصةً أنه وبكل تأكيد تظهر تلك الاختلافات في صياغة الحديث الكتابي، مما يجعل التواصل أكثر صعوبة.
- اتجاهات سلبية مُتعلقة بالفروق الفردية، والتي تظهر في حالة الانطواء التي يكون بها المرسل، أو النظرة السلبية للمستقبل، أو الإفراط في تقديم المعلومات ويمكن أن يحدث العكس مع البعض، أو المحاولة المستمرة في تخطي السلطة.
- حدوث تشوه في المعلومات والذي قد يحدث مع البعض عن قصد، وقد يحدث مع البعض الآخر بدون قصد مما قد يؤدي إلى الانحراف عن الهدف الحقيقي من الاتصال.
- إذا كان هناك معاناة بين العاملين في التواصل مع بعضهم البعض، وذلك بسبب أجواء عدم التفاهم الناشئة بينهم، مما يؤدي إلى مواجهة صعوبة في الاتصال بالطريقة الكتابية، وهنا يكون الحديث اللفظي هو الحل الأمثل.
المعوقات التنظيمية في الاتصال الكتابي
تلك المعوقات تتعلق بالمنظمات والمؤسسات التي تستخدم الاتصال الكتابي في التواصل مع العاملين بها، حيث إنه لا بُد من وجود ذلك الهيكل التنظيمي لدى جميع المؤسسات والذي يتضح من خلاله المسؤوليات الإدارية، ولكن قد تواجه المؤسسات في ذلك النظام بعض المعوقات، ومنها:
- قلة الكفاءة في الهيكل التنظيمي حيث إن ذلك النظام يعتمد بشكل أساسي على الكفاءة التنظيمية.
- عدم وضوح الهيكل التنظيمي وهذا يؤثر على فهم المسؤوليات والصلاحيات مما ينتج عنه مواجهة العقبات بين أفراد المؤسسة والعاملين بها.
- حدوث تداخل بين التخصصات، من حيث المجالات الاستشارية والتنفيذية، مما يؤدي إلى حدوث تشتت يؤثر على نجاح تلك الطريقة في التواصل.
- عدم توافر إدارة فعالة تسعى نحو تقديم معلومات بشكل مُنظم، ويتم من خلالها توزيع الأنشطة الإدارية بشكل أكثر فاعلية.
- حدوث اضطرابات في النظام، ومواجهة بعض التغيرات التي تطرأ على المؤسسة بشكل مفاجئ، مما قد يؤثر على الاستقرار الذي يُعد أساس النجاح.
- اختلاف التخصصات والذي بموجبه يحدث اختلاف في طريقة الاتصال المستخدمة، وهذا يُعد من أبرز المعوقات التي تظهر في ذلك المجال باستخدام التواصل بالمراسلات.
لا يفوتك أيضًا: موضوع تعبير عن الإنترنت
المعوقات البيئية في الاتصال الكتابي
البيئة التي يعيش بها الفرد قد تؤهله إلى الاستجابة السريعة وتحقيق النجاح في مختلف مجالات حياته باستخدام الاتصال الكتابي، وقد تكون سببًا في فشل ذلك النظام، لأن الفشل ينجم عن بعض المعوقات التي تواجه الفرد في بيئته الخارجية، ومنها:
- التباعد بين أفراد الاتصال: قد يؤدي التباعد بين مُقدم وستقبل المعلومة إلى حدوث اختلاف في الحديث لأن كلًا منهم يكون متأثر بالبيئة المحيطة به.
- اللغة الخاصة بكل فرد: والتي ينتج عنها بعض العوائق في التواصل بين المرسل والمرسل إليه، مما يجعل الألفاظ غير مفهومة والمعنى غير واضح.
- حدوث إفراط في تقديم المعلومات: مما يؤدي إلى حدوث ما يسمى باختناق قنوات الاتصال وهذا بالتبعية يؤثر على تحقيق الأهداف.
- عدم توافر الأنشطة الاجتماعية التي بموجبها يحدث التباعد بين أفراد المجتمع والعلاقات العامة مما يحد من عملية التواصل.
طرق التغلب على معوقات الاتصال الكتابي
من أجل الاستفادة من المميزات التي تحملها تلك الطريقة في الاتصال، لا بُد من معرفة الطريقة التي يتم بها التغلب على المعوقات للاستفادة منه على الوجه الأمثل، ويمكن أن يتحقق ذلك باتباع الآتي:
- لا بُد من التأكد من وجود العوامل الكافية التي تتيح إمكانية التواصل بهذا الشكل بين الأفراد وبعضهم البعض، والتأكد من سماح البيئة والثقافات بذلك.
- استخدام الألفاظ البسيطة في الكتابة التي تساعد على نقل المعلومات وإيصال المشاعر بالشكل الصحيح لها.
- عند الانتهاء من كتابة الرسالة لا بُد من مراجعتها جيدًا لتفادي وجود أية أخطاء تؤدي إلى سوء الفهم أو التقليل من قيمة المعنى.
- التدقيق في جوانب الرسالة والتي تؤثر على جودتها ومعناها.
- المراجعة الجيدة قبل الإرسال للتأكد من أنه قد تم توضيح الهدف المطلوب من الرسالة بالمعنى الصحيح له.
لا يفوتك أيضًا: بحث عن التواصل الإقناعي مع الاخرين وأهميته
خاتمة بحث عن الاتصال الكتابي المراسلات
من المهم عند اتباع تلك الطريقة في الاتصال التأكد من امتلاك المهارة الكافية لاستخدامها بالشكل الأمثل، واستهداف الألفاظ البسيطة التي تحمل المعاني الثمينة، وتنمية تلك المهارة بقراءة الكثير من الكتب لتحصيل أكبر كم من الكلمات التي تمنحك قدرة التعبير بكل سهولة ويسر.
بدأ التواصل الكتابي بالمراسلات عندما توجهت المؤسسات الكبيرة نحو استخدامه، وبملاحظة التطور الناتج عنه تغلغل الأمر في مختلف جوانب الحياة وخاصةً الحياة المعاصرة التي تمر بها الدول المتقدمة.